Questions et réponses concernant les appels d'offres du projet PASSAD-Forêts

Dans le cadre des trois appels d’offres lancés au titre du projet PASSAD-Forêts en Côte d’Ivoire, une séance d’information sur le projet et les appels a été organisée le 17 décembre 2025. La présentation PowerPoint partagée à cette occasion peut être téléchargée ici.

Les réponses aux questions ci-dessous reprennent l’ensemble des questions posées lors de la séance d’information ainsi que celles reçues par courriel jusqu’au 19 décembre 2025. Elles ont été publiées sur cette page le 22 décembre.

Questions et réponses

1.   Éligibilité

Une organisation internationale peut-elle soumettre une offre et mobiliser ensuite une expertise nationale ?

Oui si cette organisation est telle que défini dans le critère M.II enregistrée en Côte d’Ivoire ou autorisée à exercer son activité en Côte d’Ivoire.

Des particuliers peuvent-ils répondre à l’appel d’offres ?

Non. Les particuliers ne sont pas éligibles. Le critère minimal exige que les entités soumissionnaires soient des personnes morales (entités juridiques), enregistrées en Côte d’Ivoire ou autorisées à y exercer leurs activités.

Qu’entend-on par “particulier” ?

Un particulier est un individu agissant en son nom propre, par opposition à une entité juridique ou publique. Il n’est donc pas éligible à ces appels.

Est-il possible pour plusieurs individus de se regrouper pour soumettre une offre ?

Non. Seules des personnes morales peuvent soumettre une offre, individuellement ou en consortium. 

Pourquoi le formulaire d’identification (annexe 2) comporte-t-il une section pour les particuliers ?

Cette section est un modèle standard. Toutefois, dans le cadre de ces appels, les particuliers ne sont pas éligibles.

2.  Documents à soumettre

Concernant les ressources humaines : faut-il inclure les experts ponctuels ?

Les ressources humaines, basées sur les profils détaillés ci-dessous, devront garantir une capacité cumulée d’au moins un équivalent temps plein (ETP) pour l’équipe de projet (Chef·fe d’équipe et expert·e·s supplémentaire·s), répartie comme suit :

o   Un·e Chef·fe d’équipe (expert·e) – à temps plein ou à temps partiel ;

o   Un·e ou plusieurs expert·e·s supplémentaire·s – selon les besoins ;

o   Un·e chargé·e des finances – à temps partiel.

S’il s’agit d’une expertise à recruter ultérieurement, en dehors de votre entité juridique, celle-ci devra être incluse dans le budget opérationnel car ce budget comprendra la « sous-traitance – expertise externe».

Les documents administratifs doivent-ils être remplis à la main ou à l’ordinateur ?

Les annexes peuvent être remplies à l’ordinateur, puis signées électroniquement ou à la main, et ensuite enregistrées en format PDF.

Que doit contenir la méthodologie (maximum 4 pages) dans l’offre technique ?

La méthodologie doit être élaborée en référence aux critères d’attribution A.II. et sur base des instructions fournies au points 6.2.2 et 6.2.3 du cahier des charges. Il est attendu une présentation claire de votre approche et méthodologie pour les éléments évalués, et non uniquement une liste d’activités.

Dans l’offre financière, faut-il détailler le budget opérationnel ?

Non. L’offre financière doit inclure :

• un détail des coûts des ressources humaines ;
• un montant forfaitaire pour le budget opérationnel.

Le budget opérationnel couvrera notamment :

• la sous-traitance / expertise externe ;
• l’organisation et la participation à des réunions, ateliers et formations ;
• les indemnités journalières pour les missions nationales ;
• les dépenses remboursables.

Étant donné que les activités devront être alignées avec le plan de mise en œuvre de l’APV, un budget opérationnel détaillé n’est pas attendu à ce stade. Celui-ci sera développé conjointement entre le partenaire sélectionné et ClientEarth.

Dans l’annexe 7, il est demandé de :

• détailler les lignes relatives aux ressources humaines ;
• inscrire le solde de l’enveloppe budgétaire (hors ressources humaines) sur une seule ligne dans la section « frais remboursables »

Est-ce que le premier PDF contenant les informations administratives concernent seulement les organisations qui soumissionent en consortium? Combien de fichiers PDF doivent être soumis ?

Toutes les organisations doivent soumettre trois fichiers PDF distincts :

1.      un PDF contenant les informations administratives (annexes 1 à 5, et annexe 6 uniquement en cas de consortium) ;

2.      un PDF contenant l’offre technique ;

3.      un PDF contenant l’offre financière.

Les organisations ne postulant pas en consortium doivent tout de même soumettre les annexes 1 à 5.

3.  Activités

Existe-t-il déjà un budget pour les activités d’observation indépendante (OI) ?

Un plafond budgétaire annuel est défini par EFI pour l’OI. Le projet vise à recruter un partenaire chargé de l’appui et la coordination de la société civile dans les actions d’OI. Le budget détaillé sera élaboré conjointement avec le partenaire sélectionné, en cohérence avec le plan de mise en œuvre de l’APV.

Quels sont les cadres et outils de mise en œuvre de l’APV FLEGT ? Que signifie “développement” et “opérationnalisation” ?

Le résultat 2.1.1 s’appuie sur les cadres de dialogue, de concertation et de coordination prévus par l’APV (par exemple le Comité conjoint de mise en œuvre – CCMO, ainsi que d’autres comités et groupes de travail).

·      Par développement, on entend notamment l’élaboration et l’adoption de textes nécessaires à la mise en place de ces cadres et à la définition de leur fonctionnement.

·      Par opérationnalisation, on entend l’organisation des réunions et la mise en œuvre effective des activités prévues.

Plusieurs de ces cadres sont multipartites et requièrent une participation active de la société civile, que le projet vise précisément à soutenir.

Existe-t-il des zones prioritaires pour l’observation indépendante ?

Les zones prioritaires correspondent aux zones forestières où opèrent les exploitants forestiers. Dans le cadre de cet appel, le partenaire recherché devra appuyer la société civile dans :

·       la conduite de missions d’OI ;

·       l’élaboration d’une stratégie globale d’OI pour la mise en œuvre de l’APV.

Cette stratégie définira les zones prioritaires sur la durée de mise en œuvre de l’APV et permettra une meilleure coordination des organisations locales impliquées. Une fois le partenaire sélectionné, des collaborations avec d’autres organisations seront possibles pour la réalisation de missions d’OI dans différentes zones.

Y a-t-il des types de forêts prioritaires pour l’OI (agro-forêts, domaine rural, forêts autour des aires protégées, etc.) 

Ces éléments seront définis ultérieurement, en concertation avec le partenaire sélectionné et les autres organisations impliquées, lors de l’élaboration de la stratégie globale d’OI.

Le GTJ pourra-t-il collaborer avec d’autres entités (par exemple le ministère de l’Environnement) ?

Oui. Des collaborations et participations ponctuelles de personnes ressources sont prévues en fonction des besoins et priorités. Des collaborations existent déjà, notamment avec la GIZ et le DAJC du ministère de l’Environnement, qui fait partie du GTJ.